BROUILLON
Ce document est un brouillon en cours de validation juridique. Il ne constitue pas une version définitive et sera mis à jour après consultation d'un professionnel du droit.
Politique de Confidentialité
Dernière mise à jour : 18 mai 2026
1. Identification du responsable de traitement
- Raison sociale : [nomLegalSociete]
- Siège social : [adresseComplete]
- Immatriculation : [immatriculation]
- Email : [email protected]
Délégué à la Protection des Données (DPO) :
- Nom : [nomDpo]
- Email : [email protected]
- Adresse : [adresseDpo]
2. Portée de cette politique
La présente politique décrit la manière dont Piolkey collecte, utilise, stocke et protège les données personnelles des Utilisateurs de la plateforme.
Elle s'applique à l'ensemble des Utilisateurs : Bailleurs (propriétaires, gestionnaires), Locataires et Garants.
3. Rôles et responsabilités en matière de protection des données
3.1 Piolkey en tant que responsable de traitement
Piolkey agit en qualité de responsable de traitement pour les données qu'elle collecte directement dans le cadre du fonctionnement de la plateforme : données d'inscription, journaux techniques, données de facturation et statistiques anonymisées.
3.2 Le Bailleur en tant que responsable de traitement
Lorsqu'un Bailleur saisit, importe ou gère des données concernant ses Locataires et Garants via la plateforme, le Bailleur agit en qualité de responsable de traitement de ces données au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et des législations nationales applicables.
À ce titre, il appartient au Bailleur de :
- Informer ses Locataires et Garants de la collecte et du traitement de leurs données
- S'assurer de disposer d'une base légale pour ce traitement
- Répondre aux demandes d'exercice de droits émanant de ses Locataires et Garants
3.3 Piolkey en tant que sous-traitant
Pour le traitement des données de Locataires et Garants saisies par le Bailleur, Piolkey agit en qualité de sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD. Piolkey traite ces données uniquement selon les instructions du Bailleur et dans le cadre strict de la fourniture du Service.
3.4 Conséquences pour les Locataires et Garants
Les Locataires et Garants souhaitant exercer leurs droits sur les données saisies par leur Bailleur doivent en premier lieu adresser leur demande à leur Bailleur, qui est le responsable de ces données. Piolkey ne peut traiter ces demandes qu'avec l'accord ou sur instruction du Bailleur concerné.
4. Données collectées
4.1 Données fournies directement par l'Utilisateur
| Catégorie | Données | Obligatoire |
|---|---|---|
| Inscription | Nom, prénom, adresse email, mot de passe | Oui |
| Profil Bailleur | Téléphone, adresse postale, coordonnées bancaires (RIB/IBAN), photo de profil | Selon le plan |
| Patrimoine immobilier | Adresse des biens, caractéristiques, équipements, montant du loyer, photos | Non |
| Données locataires/garants | Identité, coordonnées (email, téléphone), informations financières, pièces d'identité, documents contractuels | Saisie par le Bailleur |
| Données financières | Paiements reçus, quittances, dépôts de garantie, dépenses | Selon l'usage |
| Documents | Contrats de bail, diagnostics, états des lieux, inventaires, pièces justificatives | Selon l'usage |
4.2 Données collectées automatiquement
| Catégorie | Données | Finalité |
|---|---|---|
| Données techniques | Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation | Sécurité, compatibilité |
| Données de connexion | Date, heure, durée de connexion, pages consultées | Sécurité, journalisation |
| Données d'audit | Actions critiques réalisées (signatures, modifications de contrat, paiements) | Traçabilité légale |
4.3 Données sensibles
Piolkey ne collecte pas intentionnellement de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (origine ethnique, opinions politiques, données de santé, etc.).
Les pièces d'identité uploadées par le Bailleur pour ses locataires sont stockées de manière sécurisée avec un accès restreint (voir section 8).
5. Finalités et bases légales du traitement
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte utilisateur | Exécution du contrat (CGU) |
| Fourniture du Service (gestion locative, documents, paiements) | Exécution du contrat |
| Envoi de notifications transactionnelles (email et SMS) | Exécution du contrat |
| Facturation et gestion des abonnements | Exécution du contrat + Obligation légale |
| Journalisation des actions critiques (audit trail) | Intérêt légitime (sécurité, traçabilité) |
| Sécurité du Service (détection de fraude, protection contre les attaques) | Intérêt légitime |
| Statistiques d'usage anonymisées | Intérêt légitime |
| Envoi de communications commerciales | Consentement explicite |
| Respect des obligations légales et fiscales | Obligation légale |
6. Destinataires et sous-traitants
Piolkey ne vend, ne loue et ne communique pas les données personnelles des Utilisateurs à des tiers à des fins commerciales.
Les données ne sont partagées qu'avec les sous-traitants techniques suivants :
| Prestataire | Service | Localisation |
|---|---|---|
| SAS OVH | Hébergement et stockage | France |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Envoi d'emails transactionnels | France |
| Stripe Payments Europe, Limited | Traitement des paiements | Irlande (UE) |
| Cloudflare, Inc. | Sauvegardes | UE (Cloudflare R2, région Europe) |
| Africa's Talking | Envoi de SMS (Afrique) | Kenya (Nairobi) |
| Twilio | Envoi de SMS (Europe) | États-Unis (San Francisco) |
Les données peuvent également être communiquées aux autorités judiciaires ou administratives sur requête dûment motivée, ou en cas de violation avérée des CGU.
7. Transferts de données hors de l'Espace Économique Européen
Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne.
Certains sous-traitants techniques (Twilio aux États-Unis, Africa's Talking au Kenya) traitent des données limitées (numéro de téléphone du destinataire, contenu du SMS) hors de l'EEE. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (article 46.2.c du RGPD). Seules les données strictement nécessaires à l'envoi du SMS sont transmises.
8. Sécurité des données
Piolkey met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles :
- Chiffrement des communications : protocole HTTPS (TLS) pour toutes les connexions
- Hashage des mots de passe : algorithme bcrypt, aucun stockage en clair
- Chiffrement au repos : les données les plus sensibles (numéros de pièce d'identité, informations financières) sont chiffrées en base de données
- Stockage sécurisé des documents sensibles : les pièces d'identité et documents confidentiels sont stockés sur un espace privé non accessible publiquement
- Authentification renforcée : possibilité d'activer l'authentification à deux facteurs (MFA)
- Journalisation des accès : traçabilité complète des actions critiques (audit trail)
- Sauvegardes régulières : quotidienne sur serveur séparé
- Contrôle d'accès : isolation des données entre les comptes (architecture multi-tenant)
9. Durée de conservation
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte actif | Durée de la relation contractuelle |
| Données de compte inactif | 12 mois après dernière connexion, puis suppression |
| Données de facturation | 10 ans (obligation légale comptable) |
| Journaux de connexion | 12 mois |
| Journaux d'audit (actions critiques) | 5 ans |
| Données après suppression de compte | Suppression effective sous 30 jours, sauf obligations légales |
| Sauvegardes post-suppression | Purgées sous 90 jours maximum |
10. Droits des Utilisateurs
Conformément au RGPD et aux législations nationales applicables, les Utilisateurs disposent des droits suivants :
| Droit | Description |
|---|---|
| Accès | Obtenir confirmation du traitement et en recevoir une copie |
| Rectification | Faire corriger des données inexactes ou incomplètes |
| Suppression | Demander l'effacement (« droit à l'oubli »), sous réserve des obligations légales |
| Portabilité | Recevoir ses données dans un format structuré et lisible par machine |
| Opposition | S'opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime |
| Limitation | Demander la suspension du traitement dans certaines circonstances |
| Retrait du consentement | Retirer à tout moment un consentement préalablement donné |
Comment exercer ces droits
- En autonomie : depuis l'espace personnel (consultation, modification, suppression)
- Par demande : en contactant le DPO à l'adresse [email protected]
Délai de réponse : un (1) mois, prolongeable de deux (2) mois en cas de demande complexe.
Réclamation
En cas de réponse insatisfaisante, l'Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de :
- France : CNIL
- Cameroun : APDP (Autorité de Protection des Données Personnelles)
- Côte d'Ivoire : ARTCI
- Sénégal : CDP (Commission de protection des Données Personnelles)
11. Décisions automatisées et profilage
Piolkey ne met en oeuvre aucun traitement entièrement automatisé produisant des effets juridiques ou affectant significativement les Utilisateurs.
Les outils d'aide à la décision (calculateurs, alertes, rappels) fournissent des suggestions que l'Utilisateur est libre de suivre ou d'ignorer.
12. Données publiques
Certaines fonctionnalités peuvent permettre à un Bailleur de rendre publiques certaines informations relatives à un bien (adresse, photos, loyer) à des fins de publication d'annonce. L'activation de cette visibilité publique est un choix explicite et révocable du Bailleur.
13. Modification de la Politique de Confidentialité
Piolkey se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment. Les modifications substantielles sont notifiées aux Utilisateurs par email ou par affichage d'un bandeau au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.
14. Contact
- DPO : [email protected]
- Contact général : [email protected]
- Adresse postale : [adresseComplete]